Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Genel Kurul Toplantıları Ve Uyulması Gereken Teknik Ve Hukuki Şartlar

1.Giriş

Dijital dönüşüm meselesi artık geleceğin değil günümüzün konusu olmakla birlikte, sadece teknoloji ile alakalı sektörlerde değil, ticari anlamda da kurumsal yönetim süreçlerinde tüm sermaye şirketlerinin iç organizasyon yapısı ve karar alma mekanizmalarında değişiklik yaratmıştır. Bu dönüşümün hukuk alanındaki en somut yansımalarından biri, genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine ilişkin düzenlemelerdir. Şirketler, farklı coğrafyalara dağılmış yerli ve yabancı yatırımcıların katılımını artırmak ve çeşitlenen pay sahipliği yapısına uyum sağlamak için her geçen gün daha fazla dijital imkâna ihtiyaç duymaktadırlar. Bu kapsamda söz konusu şirketler 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun ("TTK") 1527. maddesinde, yer alan elektronik genel kurul imkanını kullanmaktadırlar. Söz konusu sistem Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından işletilen Elektronik Genel Kurul Sistemi (e-GKS) üzerinden sağlanmaktadır. Sermaye şirketlerinde genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım ve oy kullanma imkânı tanıdığından her geçen yıl elektronik genel kurul uygulaması artarak devam etmektedir. MKK'nın internet sitesinde yer alan bilgiye göre, 30.10.2012 tarihinden 31.12.2024 tarihine kadar e-GKS üzerinden 5.600'ü aşkın genel kurul gerçekleştirilmiş, yaklaşık 200.000 kişi toplantılara elektronik ortamda katılım sağlamıştır.

Elektronik genel kurul sistemi, yalnızca teknolojik bir yenilik olmanın ötesinde, pay sahipliği haklarının kullanımını kolaylaştıran, şeffaflığı artıran ve katılımı teşvik eden bir uygulama olarak değerlendirilmektedir. Bununla birlikte, sistemin hukuki altyapısı kadar, uygulama süreçleri ve teknik gereklilikleri de şirketler açısından dikkatle takip edilmesi ve yönetilmesi gereken bir alan olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu çalışmada, anonim şirketlerde elektronik ortamda genel kurul yapılmasına ilişkin hukuki çerçeve, dijital oy kullanımının geçerlilik şartları ve uygulamada yapılan hatalar ele alınacaktır. Böylece elektronik genel kurulun şirketler açısından sağladığı imkânlar kadar, uygulanması halinde uyulması gereken kurallar, doğurabileceği hukuki riskler ve dikkat edilmesi gereken noktalar, sistemin geleceğine ilişkin değerlendirmelerle birlikte sunulacaktır.

2.Elektronik Genel Kurulun Hukuki Dayanağı ve Hukuki Niteliği

Anonim şirketlerde genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım, Türk hukukunda ilk kez 2012 yılında TTK ile düzenlenmiştir. TTK'nın 1527. maddesi, genel kurulların elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanıyarak, fiziki katılımla eşdeğer hukuki sonuçlar doğuran bir katılım modeli öngörmüştür. Bu madde ile sadece anonim şirket değil kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerin pay sahipleri ve ortakları da toplantı yerinde bizzat veya bir temsilci vasıtasıyla bulunmaksızın haklarını kullanabilme güvencesine sahip olmuş, genel kurulun yapılma şekli yönünden fiziki ve elektronik toplantı eşitliği hukuken sağlanmıştır.

Elektronik genel kurulun teknik işleyişi ve şirketlerin uyması gereken usuller, TTK'nın çerçeve niteliğindeki hükmünü tamamlayacak şekilde "Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik" ile detaylandırılmıştır. Yönetmelik, elektronik katılımın sağlanmasında kullanılacak sistemin teknik kriterlerini, toplantı öncesi, esnası ve sonrasına ilişkin süreçleri, güvenli elektronik imza kullanımını ve şirketlerin kayıt saklama yükümlülüklerini düzenleyerek elektronik genel kurulu uygulanabilir ve denetlenebilir bir yapıya kavuşturmuştur. Ayrıca, mevzuatta elektronik ortamda toplantı yapılması imkânı yalnızca anonim şirketlerle sınırlı olmayıp, ortak sayısı yüksek ve çeşitli coğrafyalarda bulunabilen kooperatifler ve spor kulüpleri için de ayrı ayrı kendi kanunlarına dayanılarak yönetmeliklerle detayları belirlenmiştir.

Bu noktada önemle belirtmek gerekir ki, elektronik genel kurul tüm anonim şirketler bakımından aynı hukuki nitelikte olmakla birlikte, uygulama bakımından halka açık ve halka kapalı anonim şirketler arasında farklılık göstermektedir. Halka açık anonim şirketler için elektronik genel kurul sistemi zorunlu, halka kapalı anonim şirketler bakımından ise ihtiyaridir. Diğer bir ifade ile, borsaya kote anonim şirketler genel kurullarını hem fiziki hem de elektronik ortamda gerçekleştirmekle yükümlü iken, halka açık olmayan şirketler bu imkândan yararlanmayı tercihe bağlı olarak değerlendirebilir. Bununla birlikte, elektronik genel kurul yapılabilmesi için esas sözleşmede uygun hükmün bulunması şarttır ve bu hüküm Yönetmelikte öngörülen şekilde değiştirilemeden esas sözleşmeye aktarılmalıdır.

3. Elektronik Genel Kurulun Zorunlu Olduğu ve İhtiyari Olduğu Haller

Elektronik ortamda genel kurul yapılmasına ilişkin düzenlemede, tüm anonim şirketlere eşit bir zorunluluk getirilmemiş, şirketlerin niteliği dikkate alınarak farklı bir yaklaşım benimsenmiştir. Bu kapsamda, payları borsada işlem gören anonim şirketler bakımından elektronik genel kurul sistemi zorunlu tutulmuştur. Bu zorunluluğun temel gerekçesi, halka açık şirketlerde pay sahipliği yapısının geniş ve dağınık olması, yatırımcı profilinin ulusal sınırları aşması ve kurumsal yönetim ilkeleri çerçevesinde katılım, şeffaflık ve hesap verebilirliğin güçlendirilmesi ihtiyacıdır. Halka açık şirketlerde elektronik katılımın sağlanması, hem küçük yatırımcıların genel kurula erişimini kolaylaştırmakta hem de kurumsal yatırımcıların karar süreçlerine etkin katılımını desteklemektedir.

Buna karşılık, halka açık olmayan anonim şirketlerde elektronik genel kurul yapılması şirket tercihine bırakılmıştır. Bu şirketlerde elektronik genel kurulun zorunlu olmamasının nedenleri arasında pay sahiplerinin sayısının sınırlı olması, karar alma süreçlerinde fiziki katılımın daha kolay organize edilebilmesi ve dijital sistem kurulumunun yaratacağı maliyet artışları sayılabilmektedir.

Bu ayrım, uygulamada şirketlerin dijitalleşme düzeyi, pay sahipleri profili ve kurumsal ihtiyaçları doğrultusunda esnek bir model sunarak, halka açık anonim şirketler açısından elektronik genel kurul, kurumsal yönetim standartlarının bir parçası haline gelmişken, halka kapalı şirketlerde bu husus daha çok stratejik bir tercih olarak karşımıza çıkmaktadır.

4. Esas Sözleşme Değişikliği

Elektronik genel kurul imkânından yararlanmak isteyen anonim şirketlerin, yönetmelik uyarınca, esas sözleşmelerinde, Yönetmelik'in 5. maddesinde yer alan hükmü değiştirmeden esas sözleşmelerinde yer vermeleri zorunludur.

Elektronik genel kurul sistemi, halka açık anonim şirketler bakımından zorunlu olduğundan Yönetmelik'e göre, esas sözleşme değişikliğinin, halka açık anonim şirketlerce, Yönetmelik'in yürürlüğe girmesinden sonra yapacakları ilk genel kurul toplantısında yapılması zorunludur.

Bununla birlikte, halka açık olmayan anonim şirketler açısından elektronik genel kurul ihtiyari bir imkân niteliğinde olduğundan, şirketler dilerse esas sözleşmelerine ilgili hükmü ekleyerek elektronik genel kurul uygulamasını hayata geçirebilir. Esas sözleşme değişikliği yapılması hâlinde, elektronik katılım ve oy kullanımına imkân tanıyan sistemin kurulması veya bu hizmetin dışarıdan alınması gerekir.

5. Elektronik Genel Kurul Uygulamasında Şirketlerin Yükümlülükleri

Elektronik ortamda genel kurul gerçekleştirmek isteyen şirketlerin, süreci mevzuata uygun, kesintisiz ve hukuken geçerli şekilde yürütebilmeleri için hem hazırlık hem de uygulama kısımlarında yerine getirmeleri gereken adımlar bulunmaktadır. Bu adımların doğru şekilde planlanması ve uygulanması, elektronik ortamda alınan kararların geçerliliğinin korunması bakımından kritik öneme sahiptir.

5.1. Esas Sözleşme ve Ön Hazırlık Yükümlülükleri

Yukarıda belirtildiği gibi, elektronik genel kurul yapılabilmesi için ilk aşama, şirket esas sözleşmesinin Yönetmelik'in 5. maddesinde yer alan hüküm doğrultusunda güncellenmesidir. Esas sözleşme değişikliği yapıldıktan sonra şirket, değişikliği ticaret siciline tescil ve ilan ettirmekle birlikte, elektronik genel kurul sistemini kurmalıdır. Bu aşama, şirket açısından elektronik genel kurul uygulamasına geçişin hukuki temelini oluşturur.

5.2. Teknik Altyapı ve Güvenlik Standartları

Sistemin sağlıklı işlemesi için şirket tarafından, mevzuatın öngördüğü teknik kriterleri sağlayan bir altyapı kurulması veya yetkili bir hizmet sağlayıcıdan destek alınması gerekir.

Halka açık anonim şirketler bakımından EGKS (Elektronik Genel Kurul Sistemi) kullanımı zorunludur. Halka açık olmayan şirketler ise, MKK altyapısından hizmet alabileceği gibi kendi sistemlerini de kurabilirler.

Her durumda; sistemin güvenli elektronik imza ile kimlik doğrulaması, eş zamanlı görüntü-ses aktarımı, öneri sunma ve oy kullanma fonksiyonlarına sahip olması gerekir. Sistem yeterliliği teknik raporla tespit edilmeli ve ilgili kayıt işlemleri tamamlanmalıdır.

5.3. Toplantı Öncesi, Sırası ve Sonrası Yükümlülükleri

Elektronik genel kurul süreci, yalnızca toplantı anından ibaret değildir; toplantı öncesi ve sonrası işlemler de hukuki geçerlilik açısından önem taşır.

Toplantı öncesinde, genel kurul çağrısı, gündem, finansal tablolar ve diğer zorunlu belgeler güvenli elektronik imzalı olarak sistemde pay sahiplerinin erişimine açılmalı ve toplantıya elektronik katılım tercihlerinin sistem üzerinden alınması sağlanmalıdır.

Toplantı sırasında, toplantı eş zamanlı olarak fiziki ve elektronik ortamda açılarak, elektronik katılımcı listesi toplantıdan önce sistemden alınmalı ve pay sahiplerine söz alma, görüş bildirme, önerge sunma ve her gündem maddesi özelinde oy kullanma imkânı tanınmalıdır.

Toplantı sonrasında, toplantı tutanağı ve hazır bulunanlar listesi elektronik imza ile imzalanmalı, bakanlık temsilcisine sistem üzerinden iletilmeli veya uygun formatta teslim edilmelidir.

5.4. Saklama, Veri Koruma ve İspat Yükümlülükleri

Elektronik genel kurulda yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması ve belirli süre saklanması zorunludur. Şirket veya hizmet sağlayıcı kuruluş; elektronik katılımcıların kimlik bilgilerini, oy kullanım verilerini ve işlem kayıtlarını en az 10 yıl süreyle gizlilik ve bütünlüğü sağlanmış şekilde saklamakla yükümlüdür. Halka açık şirketlerde bu yükümlülük MKK tarafından yerine getirilir.

6. Elektronik Genel Kurul Toplantılarında Yapılan Hatalar ve Sonuçları

Elektronik genel kurul süreçlerinde, uygulamada en sık karşılaşılan sorunlardan biri, esas sözleşmeye e-genel kurul hükmünün eklenmesi sırasında Yönetmelik'te yer alan metinden farklı ifadeler kullanılmasıdır. Bu tür küçük farklılıklar dahi elektronik katılımın geçersiz sayılmasına yol açmıştır.

Bir diğer önemli hata, genel kurul çağrısına ilişkin belgelerin veya gündem dosyalarının süresi içinde ve güvenli elektronik imza ile sisteme yüklenmemesidir. Özellikle elektronik erişim süresine ilişkin eksiklikler, pay sahiplerinin bilgi alma hakkını zedelediği gerekçesiyle genel kurul kararlarının iptali taleplerinde gündeme gelebilmektedir.

Ayrıca, toplantının fiziki ve elektronik ortamda eş zamanlı başlatılmaması uygulamada ciddi bir geçerlilik riski doğurmaktadır. EGKS sistemine ilişkin senkronizasyonun sağlanmaması, açılışın usule aykırı yapılması sonucunu doğurmakta ve kararların prosedürel nedenlerle sakatlanmasına sebep olabilmektedir.

Bunlara ek olarak, oylamanın her gündem maddesi ayrı ayrı yapılması gerekirken toplu oylama yapılması, Yönetmelik'in 11. maddesine açıkça aykırıdır ve yargı içtihatlarında da iptal sebebi olarak değerlendirilmiştir. Son olarak, sistem testlerinin yapılmaması veya teknik aksaklıklara karşı alternatif plan bulunmaması, toplantı sırasında yaşanan bağlantı ve erişim sorunlarının yönetilememesine yol açmakta; bu durum da kararların ispatı ve toplantı bütünlüğü açısından sorun yaratmaktadır.

Bu tür hatalar, yalnızca elektronik genel kurulun hukuki geçerliliğini zedelemekle kalmayıp, şirketler açısından iptal davası, idari inceleme veya yatırımcı güveni kaybı gibi sonuçlara da neden olabilmektedir.

7. Elektronik Genel Kurul Uygulamasında Karşılaşılan Sorunlar ve Güncel Tartışmalar

Elektronik genel kurul uygulaması, şirketlere önemli kolaylıklar sağlamakla birlikte uygulamada bazı sorunları da beraberinde getirmektedir. Sistem performansı, internet bağlantısı, ses-görüntü aktarımı ve erişim gibi teknik unsurlara bağlı olduğundan, özellikle yoğun katılımlı toplantılarda yaşanan aksaklıklar karar süreçlerini olumsuz etkileyebilmektedir. Halka açık olmayan şirketlerin kendi sistemlerini kurduğu durumlarda bu tür teknik yetersizlikler daha sık görülmekte ve oy kullanma aşamasında yaşanan kesintiler kararların iptali riskini doğurabilmektedir.

Elektronik katılım, pay sahiplerinin toplantıya erişimini kolaylaştırsa da, söz alma, önerge sunma ve yönetimle iletişim kurma imkânlarının teknik sınırlandırmalara tabi olması, pay sahipliği haklarının etkin kullanımı açısından tartışmalara yol açmaktadır. Fiziki katılımda sağlanan doğrudan müzakere ortamının temsil ve etkileşim düzeyini sınırlamaması için dijitalde de aynı ölçüde oluşturulması gerekmektedir.

Bir diğer önemli tartışma alanı veri güvenliği ve kişisel verilerin korunmasıdır. Elektronik genel kurul sistemi, kimlik doğrulama, oy kullanma, temsil belgeleri, elektronik imzalar ve görüş paylaşımları gibi kişisel veri niteliği taşıyan çok sayıda bilginin işlenmesini gerektirir. Bu nedenle, süreçlerin kişisel veri koruma hükümlerine uygun olarak yürütülmesi ve veri sorumlusu–veri işleyen ayrımının açık şekilde belirlenmesi büyük önem taşımaktadır Verilerin on yıl süreyle saklanması zorunluluğu, veri minimizasyonu ilkesi bakımından değerlendirilmesi gereken ayrı bir konudur. Özellikle destek hizmeti alınan sistemlerde, veri işleme faaliyetlerine ilişkin sözleşmesel yükümlülüklerin açıkça düzenlenmesi ileride hukuki sorumluluk doğurmaması için gereklidir.

Son olarak, elektronik oyların güvenilirliği ve ispatı, sistemin şeffaflığı açısından en önemli tartışma alanlarından biridir. Oy kullanım sürecine dair işleyişin katılımcılara tam olarak açıklanmaması ve hibrit toplantılarda elektronik ile fiziki oyların eş zamanlı birleştirilmesinde yaşanan gecikmeler, kararların denetlenebilirliği yönünden sorun yaratmaktadır. Bu nedenlerle, elektronik genel kurulun geleceğinde teknik güvenlik kadar, süreçlerin şeffaf ve denetlenebilir olması da önem kazanmaktadır.

8. Elektronik Toplantıların Geleceği: Uluslararası Perspektif ve OECD Değerlendirmeleri

Covid-19 sonrası hızlanan dijitalleşme süreci, hem ulusal hem uluslararası düzeyde "hibrit toplantıların kalıcı hâle gelmesi" yönünde güçlü bir eğilim yaratmıştır. OECD'nin 2025 tarihli "Shareholder Meetings and Corporate Governance" raporunda, Türkiye'nin EGKS uygulaması; erişilebilirlik, katılım oranları ve dijital uyum bakımından örnek bir model olarak gösterilmiştir.

Bununla birlikte OECD, elektronik katılımın yaygınlaşmasının, pay sahiplerinin bilgilendirilmesi, soru sorma süreçlerinin objektif moderasyonu ve dijital eşitlik konularında yeni düzenleme ihtiyaçlarını beraberinde getirdiğini de vurgulamaktadır. Gelecekte hibrit toplantıların; daha interaktif, yapay zekâ destekli ve pay sahiplerinin katılımını güçlendiren mekanizmalarla zenginleştirilmesi beklenmektedir.

Elektronik ortamda genel kurul ve dijital oy kullanımı, şirketlerin kurumsal yönetim anlayışını modernleştiren, şeffaflık ve erişilebilirliği artıran önemli bir dönüşüm aracı hâline gelmiştir. Özellikle halka açık anonim şirketlerde zorunlu olarak uygulanan sistem, pay sahiplerinin coğrafi engellere takılmaksızın toplantılara aktif katılımını sağlayarak kurumsal karar alma süreçlerini daha kapsayıcı bir yapıya taşımaktadır. Bununla birlikte, elektronik genel kurulun sağlıklı ve hukuka uygun şekilde yürütülebilmesi, şirketlerin teknik ve hukuki yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmesine bağlıdır.

OECD'nin ve Dünya Bankası'nın değerlendirmelerinde, hibrit genel kurul modellerinin gelecekte yapay zekâ destekli katılım, güvenli doğrulama ve veri analitiği araçlarıyla destekleneceği öngörülmektedir.

Önümüzdeki dönemde, hibrit toplantı modellerinin daha da yaygınlaşacağı; yapay zekâ destekli dijital katılım, veri güvenliği ve pay sahipleriyle etkileşimi artıran teknolojilerin gündeme geleceği öngörülmektedir.

9. Sonuç ve Değerlendirme

Elektronik ortamda genel kurul uygulaması, Türk şirketler hukukunda kurumsal yönetim ilkelerinin dijital çağın gereklerine uyum sağlamasında önemli bir dönüm noktasıdır. Şirketlere mekân kaynaklı sınırları aşan bir toplantı imkânı sunan bu sistem, pay sahiplerinin haklarını daha erişilebilir kılmakta ve karar alma süreçlerini şeffaflaştırmaktadır. Ancak, sistemin getirdiği kolaylıkların hukuken güvenli biçimde sürdürülebilmesi, şirketlerin mevzuatın öngördüğü tüm teknik ve usul şartlarına titizlikle riayet etmesine bağlıdır. Aksi hâlde, şekli eksiklikler ve teknik aksaklıklar, alınan kararların geçerliliğini doğrudan etkileyebilmektedir.

Önümüzdeki dönemde elektronik genel kurul modellerinin yaygınlaşması, şirketlerin yalnızca mevzuat uyumuna değil, dijital güvenlik, veri koruma ve pay sahipleriyle etkileşimi güçlendiren teknolojilere de yatırım yapmasını gerektirecektir. Elektronik genel kurulun geleceği, teknik altyapı kadar kurumsal kültürün de bu dönüşüme uyum sağlamasına bağlıdır. Bu kapsamda, sistemin doğru uygulanması yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda sürdürülebilir yönetim standartları açısından şeffaflık ve erişebilirlik sunacak olup şirketlerin kurumsal itibarı ve yatırımcı güveni bakımından da şirketlere önemli avantajlar sağlayacaktır.

Sonuç olarak, elektronik genel kurul, şeffaflığı güçlendiren dijital çağın gerekliliklerine uyumlu, kurumsal yönetimin temel unsurlarından biri olarak, önümüzdeki dönemde Türk ticaret hayatında ve uluslararası uygulamalarda da daha da yaygın bir uygulama haline gelecektir.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.